Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

Préambule

La confidentialité et la sécurité des informations concernant votre vie privée et vos données à caractère personnel sont des conditions essentielles de la relation de confiance que nous souhaitons établir avec tous ceux qui nous confient leurs données.

VIASANTÉ Mutuelle s’engage à ne mettre en œuvre que des traitements licites sur la base des fondements juridiques prévus par la réglementation : le consentement de la personne, le contrat dont elle bénéficie, le respect d’une obligation légale, l’intérêt légitime dès lors que le traitement ne porte pas atteinte aux droits des personnes.

VIASANTÉ Mutuelle ne collecte que les données nécessaires à des finalités légitimes et déterminées et assure une information complète des personnes sur l’utilisation et les durées de conservation de leurs données ainsi que sur leurs droits.

VIASANTÉ Mutuelle garantit l’exercice des différents droits des personnes sur leurs données personnelles (droit d’accès, de rectification, d’effacement et portabilité) et sur les traitements (droit d’opposition ou de limitation et droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée).

VIASANTÉ Mutuelle met en place des mesures de sécurité proportionnées tenant compte de la sensibilité des données, de la nature des traitements et des risques encourus par les personnes en cas d’indisponibilité des traitements ou d’atteinte à l’intégrité ou à la confidentialité des données. VIASANTÉ Mutuelle prend en compte ces risques dès la conception des traitements.

En cas de recours à une prestation portant sur des données à caractère personnel VIASANTÉ Mutuelle sélectionne des sous-traitants apportant des garanties suffisantes en matière de protection des données à caractère personnel.

Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

Pour vous proposer des produits et des services adaptés à vos besoins et les mettre en œuvre, votre mutuelle doit collecter un certain nombre de données telles votre état civil pour la souscription d’un contrat ou vos coordonnées, nécessaires pour vous contacter. Par exemple, dans le cas de la complémentaire santé, VIASANTÉ Mutuelle aura besoin de collecter des données concernant vos coordonnées bancaires pour le remboursement de vos frais de santé.

VIASANTÉ Mutuelle met en place des mesures organisationnelles et techniques pour préserver la sécurité de vos données et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les données sensibles, et en particulier les données de santé, font l’objet de mesures de sécurité spécifiques. Pour renforcer la sécurité et la confidentialité de ces dernières, nous avons mis en place des dispositifs d’accès restreint à celles-ci. Ainsi, vos données sont uniquement visibles par un personnel habilité et sensibilisé aux questions de protection des données personnelles. En cas de violation de vos données personnelles par un tiers, nous avons l’obligation de le notifier à la CNIL et de vous en informer dans les meilleurs délais pour vous permettre de prendre les mesures utiles.
Pour l’hébergement et le traitement de données nous privilégions des moyens situés en Europe. Si un transfert de données, vers des pays non reconnus par la Commission Européenne comme ayant un niveau de protection adéquat devait néanmoins être envisagé, nous vous en informerions.
Vos données à caractère personnel sont nécessaires afin de permettre à VIASANTÉ Mutuelle, ainsi qu’aux entités membre du groupe AG2R LA MONDIALE, la mise en œuvre de toutes les activités prévues par leurs statuts et conformes aux réglementations auxquels elles sont soumises. Ainsi dans le cadre des activités d’assurance de personnes elles seront collectées et utilisées pour :
  • l’étude de vos besoins et de votre profil, pour vous conseiller et vous proposer des produits et services adaptés dans le respect de nos obligations en matière de devoir de conseil ;
  • la souscription, la gestion administrative et commerciale du contrat et des services associés.
Elles peuvent également être utilisées pour poursuivre les intérêts légitimes de VIASANTÉ Mutuelle. Parmi ces intérêts, on peut citer la protection et le développement des activités et l’amélioration des produits et services offerts aux adhérents, la recherche de nouveaux produits et de nouveaux adhérents, la lutte contre la fraude (…). Ces traitements sont mis en œuvre dans des conditions qui permettent de préserver vos droits en vous informant ou en vous permettant de vous y opposer par exemple.

Vos données sont également traitées pour satisfaire des obligations légales et règlementaires, notamment :
  • la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en vertu du Code monétaire et financier ;
  • les déclarations obligatoires auprès des autorités et administrations publiques, comme les déclarations fiscales ou les cotisations sociales.
Nous pouvons être amenés à mettre en œuvre des décisions automatisées ou des traitements de profilage fondés sur l’analyse de vos données. Le profilage est un traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels pouvant avoir des impacts sur les caractéristiques de votre contrat d’assurance.

Ainsi le profilage est nécessaire afin de répondre aux obligations de conseil, de détermination de garanties, de placements ou de prestations et de vous proposer des contrats et services adaptés à vos besoins.

Exemple de décisions automatisées :
  • Des conditions de garanties (cotisation ou prestations) peuvent varier en fonction d’un changement d’âge ou une évolution de la situation familiale, selon ce que prévoit le contrat.
Exemple de traitement de profilage :
  • Les informations concernant votre situation familiale peuvent être prises en compte afin de vous proposer des produits et des services adaptés à vos besoins.
VIASANTÉ Mutuelle a mis en place des moyens vous permettant de vous informer et de vous permettre de contester une décision automatisée ou de faire valoir vos droits en nous contactant à : DPD@viasante.fr.
Les données ne peuvent être conservées que pour une durée limitée, cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement et de règles issues de recommandations de la CNIL ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.
Ainsi les données utilisées à des fins de prospection et d’information commerciale sont conservées trois ans après le dernier contact à l’initiative du prospect.

Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à expiration des délais de prescriptions légales.

Quelques exemples de délais de prescription applicables à nos activités :
Objet du traitementDurée de conservation
Lutte contre le blanchiment de capitaux 5 ans à compter de la fin du contrat ou de la relation

Ces délais sont donnés à titre indicatif, les durées de conservation peuvent être allongées, notamment en cas de contestation ou de contentieux.
Les informations présentées comme obligatoires sont nécessaires à la bonne exécution de votre contrat. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles est indiqué sur les formulaires ainsi que les éventuelles conséquences à l’encontre de l’assuré en cas de défaut de réponse.

Article L221-14 du Code de la Mutualité Al.1 :
"Indépendamment des causes ordinaires de nullité, la garantie accordée au membre participant par la mutuelle ou par l'union est nulle en cas de réticence ou de fausse déclaration intentionnelle de la part de celui-ci, quand cette réticence ou cette fausse déclaration change l'objet du risque ou en diminue l'opinion pour la mutuelle ou l'union, alors même que le risque omis ou dénaturé par le membre participant a été sans influence sur la réalisation du risque."
Dans le cadre des traitements, vos données peuvent être transmises à certains destinataires : personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel.

Les destinataires en question sont :
  • Au sein de VIASANTÉ Mutuelle : les services en relation avec vous et vos ayants-droit (service de relation client, de gestion administrative …), les organismes membres du groupe AG2R LA MONDIALE qui interviennent dans la réalisation des prestations d’assurance ou les services associés.
  • En dehors de VIASANTÉ Mutuelle : les sous-traitants auxquels VIASANTÉ Mutuelle confie certaines opérations, les partenaires financiers comme les réassureurs ou encore les banquiers qui interviennent dans les encaissements et les paiements, et enfin les administrations pour les déclarations sociales et fiscales notamment.
Vous disposez notamment du droit de demander :
  • l’accès aux données vous concernant : vous pouvez demander directement à VIASANTÉ Mutuelle des informations sur les traitements vous concernant et les données détenues sur vous. Pour exercer votre droit d’accès, vous devez justifier de votre identité en fournissant un justificatif ;
  • leur rectification : vous pouvez demander la rectification des informations inexactes vous concernant si celles détenues par VIASANTÉ Mutuelle sont obsolètes ou erronées ;
  • leur effacement (droit à l’oubli) : vous avez le droit d'obtenir de VIASANTÉ Mutuelle l'effacement de vos données à caractère personnel lorsqu’ il y a un motif prévu par la loi comme l’inutilité des données ou le retrait de votre consentement pour les traitements fondés sur ce dernier ;
  • Une opposition au traitement de vos données : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données. VIASANTÉ Mutuelle n’a donc plus à traiter vos données qui ne seraient pas nécessaires à la gestion de votre contrat ou au respect d’une obligation légale, à moins qu'il ne soit démontré qu'il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent (notamment s’agissant de l'exercice ou la défense de droits en justice). En outre, en cas de collecte de vos données à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
  • Si vous ne souhaitez pas faire l’objet d’une prospection commerciale par voie téléphonique, conformément à l’article L.223-1 du code de la consommation vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition BLOCTEL au démarchage téléphonique. Selon la règlementation en vigueur, cette demande ne sera prise en compte qu’à la fin de la relation contractuelle qui vous lie à VIASANTÉ Mutuelle.
  • la portabilité de vos données : vous avez le droit de recevoir les données dans un format numérique. Ce droit ne concerne que le cas où les données personnelles sont fournies par vous-même et traitées sur la base de votre consentement ou de l’exécution d’un contrat.
  • Enfin, vous avez la possibilité de définir des directives générales et particulières précisant la manière dont vous entendez que soient exercés ces droits, après votre décès.
Ces droits peuvent être exercés en adressant un courrier accompagné d’un justificatif d’identité à VIASANTÉ Mutuelle, à l’attention du Délégué à la protection des données (DPD) - 1 avenue Carsalade du Pont - CS 89921 - 66866 PERPIGNAN cedex 9 ou à DPD@viasante.fr

Nous apportons la plus grande attention à vos données personnelles, néanmoins si vous considérez que le traitement des données vous concernant porte atteinte à vos droits et que vous n’obtenez pas de réponse dans un délai d’un mois de la part de VIASANTÉ Mutuelle, vous pouvez vous adresser directement à la CNIL avec les justificatifs de vos démarches pour faire valoir vos droits. L’adresse de contact est : Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS
Pour les données traitées au titre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, vous devez exercer votre droit d’accès indirect auprès de la CNIL.

La procédure à suivre pour faire votre demande d’accès indirect est la suivante : vous devez adresser un courrier à la CNIL auquel vous devez impérativement joindre la copie d’un titre officiel d’identité. L’adresse de contact est : Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS
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